Importer of record sem entidade na UE

Um fabricante de equipamento sem entidade europeia procurou-nos com stock acabado e clientes à espera dentro da UE. Todos os despachantes aduaneiros que tinha contactado recusaram atuar como o seu importer of record. A documentação nunca foi o problema: nenhum deles assumiria responsabilidade legal por mercadorias que nunca veria, deteria ou controlaria.

Vale a pena desconstruir essa recusa, porque não é uma história sobre despachantes difíceis. É uma história sobre como funciona a responsabilidade de importação na UE, e aponta diretamente para o caminho a seguir.

O que é, de facto, um importer of record

O importer of record é a parte em cujo nome as mercadorias entram no território aduaneiro da UE. Esse nome consta da declaração de importação e assume a dívida aduaneira: os direitos e o IVA de importação que se tornam exigíveis quando as mercadorias atravessam a fronteira. Quando a alfândega tem uma questão, uma auditoria ou uma reclamação, é esta a parte que responde.

Um vendedor de fora da UE normalmente não pode assumir esse papel sozinho. Nos termos do artigo 170.º, n.º 2, do Código Aduaneiro da União, o declarante, a parte que apresenta a declaração, deve normalmente estar estabelecido dentro da UE. Sem estabelecimento na UE também não existe registo EORI válido, o número de Registo e Identificação dos Operadores Económicos que a alfândega utiliza para saber com quem está a lidar. Assim, o fabricante precisava de alguém na Europa para ser o nome nas suas importações, e começou a perguntar.

Porque é que os despachantes tinham razão em recusar

Um despachante aduaneiro pode representar um vendedor de fora da UE, mas apenas de uma forma. Nos termos do artigo 18.º do código, deve atuar como representante indireto, declarando em seu próprio nome por conta do vendedor. O artigo 77.º torna então o declarante devedor da dívida aduaneira, e o artigo 84.º torna vários devedores solidariamente responsáveis, o que significa que a alfândega pode exigir ao despachante, sozinho, o valor total, não uma parte dele.

Veja isto do ponto de vista do despachante. O honorário por apresentar uma declaração é pequeno. A exposição é o valor total dos direitos e do IVA em cada remessa, mais tudo o que resulte de um código mal classificado ou de uma fatura subvalorizada, sobre mercadorias que estão no armazém de outra parte e são vendidas e contabilizadas por outra parte.

O despachante não consegue verificar nada disso. Recusar não foi hostilidade. Foi aritmética.

O que muda quando as mercadorias ficam sob regime de entreposto aduaneiro

A aritmética inverte-se quando a parte responsável é a mesma que detém as mercadorias. Um entreposto aduaneiro, o regime de entreposto aduaneiro nos termos do artigo 240.º do código, é uma instalação onde as mercadorias não comunitárias permanecem sob supervisão aduaneira com os direitos e o IVA de importação suspensos, tornando-se exigíveis encomenda a encomenda, à medida que o stock efetivamente é expedido. Diferimento, nunca isenção: o encargo continua a aplicar-se, associado a uma venda real.

A execução deste procedimento exige uma garantia, uma caução financeira depositada junto da alfândega, e coloca o operador em controlo físico de cada unidade: cada chegada, cada movimento, cada expedição é registada sob supervisão. Um operador nessa posição pode assumir a responsabilidade de importer of record, porque é responsabilidade sobre stock que consegue ver e contabilizar, não uma assinatura às cegas. Pedia-se aos despachantes a assinatura sem o controlo. É essa a diferença.

Isto reformula o problema do fabricante. Nunca foi geografia: a empresa não precisava de existir na Europa. Foi representação: precisava de uma parte dentro da Europa disposta a ser nomeada, e a única parte que racionalmente pode assumir esse nome é a que tem as mercadorias sob a sua mão.

Como isto funciona na EFC

O fabricante de equipamento expede hoje para a Europa. As suas mercadorias entram na operação de entreposto aduaneiro que gerimos com o nosso parceiro Warelog em Portugal, ficam sob garantia com cada unidade contabilizada, e nós assumimos o papel de importer of record porque o stock está dentro da nossa própria operação, desde a chegada até à expedição. Este não é um serviço que desenhámos no papel: é o balcão que respondeu quando os despachantes não o fizeram.

Em torno da importação estão as peças que uma equipa financeira pergunta a seguir: representação fiscal, uma parte local que responde perante as autoridades fiscais por um vendedor sem estabelecimento na UE, e fulfillment a partir do mesmo stock em entreposto aduaneiro, de modo que a entrada e a expedição são uma única operação, e não dois fornecedores. A sequência completa, desde a primeira conversa até à primeira encomenda expedida, está descrita em como funciona a EFC. Nada disto exigiu que o fabricante constituísse uma empresa, contratasse pessoal ou arrendasse espaço na Europa.

O que isto não cobre

Importer of record é uma função aduaneira e comercial. Não certifica um produto, e não transfere para nós as obrigações regulamentares de um fabricante.

Duas fronteiras importam na prática. Para produtos de consumo, o Regulamento Geral de Segurança dos Produtos, Regulamento (UE) 2023/988, exige separadamente um responsible person estabelecido na UE; trata-se de um papel distinto, e um que assumimos apenas para produtos de consumo. Para dispositivos médicos não atuamos como representante autorizado ao abrigo das regras aplicáveis a dispositivos; um fabricante de dispositivos nomeia essa figura separadamente. E o próprio entreposto aduaneiro é uma questão de calendário, não de perdão: os direitos e o IVA de importação continuam a ser pagos na íntegra, por encomenda, à medida que as mercadorias são expedidas.

Se os despachantes já lhe disseram que não, está perante a mesma parede que o fabricante de equipamento enfrentou, e a próxima página a ler é importer of record: o que assumimos, o que fica consigo, e o que precisamos de ver antes de o nosso nome constar das suas importações.