Importer of record sin entidad en la UE
Qué es un Importer of Record, por qué a una empresa sin entidad en la UE le cuesta encontrarlo, por qué los agentes de aduanas lo rechazan y quién lo asume.
El Importer of Record es la parte en cuyo nombre las mercancías entran en el territorio aduanero de la UE, y la parte que debe la deuda aduanera resultante. Una empresa de fuera de la UE normalmente no puede asumir ese papel por sí misma, porque el declarante debe estar, por regla general, establecido en la UE. No necesita su propia entidad europea. Necesita una parte dentro de la UE dispuesta a figurar en sus importaciones.
Supongamos que un fabricante de equipos sin entidad europea tiene stock terminado y clientes esperando dentro de la UE. Los datos son hipotéticos, solo para ilustrar el mecanismo. Todos los agentes de aduanas a los que se dirige se niegan a actuar como su importer of record. El problema no es la documentación. Ninguno de ellos asumirá la responsabilidad legal de mercancías que nunca verá, tendrá ni controlará.
Vale la pena desglosar esa negativa, porque no es una historia sobre agentes difíciles. Trata de cómo funciona la responsabilidad de importación en la UE, y señala el camino a seguir.
¿Qué asume un Importer of Record?
El nombre que figura en la declaración de importación asume la deuda aduanera: los derechos y el IVA de importación que se devengan cuando las mercancías se despachan en la UE. Cuando la aduana tiene una pregunta, una auditoría o una reclamación, esta es la parte que responde.
Una empresa de fuera de la UE normalmente no puede asumir ese papel por sí misma. Según el artículo 170, apartado 2, del Código Aduanero de la Unión, el declarante, la parte que presenta la declaración, debe estar, por regla general, establecido dentro de la UE. Un número EORI, el número de registro e identificación de operadores económicos que la aduana utiliza para saber con quién trata, no resuelve esto. Una empresa de fuera de la UE puede obtenerlo en el Estado miembro de su primera operación aduanera. El número identifica a la empresa; no la establece en la UE. Cómo funciona se explica en qué es un número EORI y qué no es. Así que el fabricante necesita a alguien en Europa cuyo nombre figure en sus importaciones.
Por qué los agentes de aduanas rechazan el papel
Un agente de aduanas solo puede actuar por cuenta de un vendedor de fuera de la UE de una manera. Conforme al artículo 18 del código, debe ser representante indirecto, declarando en su propio nombre por cuenta del vendedor. El artículo 77 convierte entonces al declarante en deudor de la deuda aduanera, y el artículo 84 hace que varios deudores sean solidariamente responsables. Eso significa que la aduana puede reclamar al agente, en solitario, el importe total, no una parte de él.
Véalo desde la posición del agente. El honorario por presentar una declaración es pequeño. La exposición es el total de derechos e IVA de cada envío, más lo que se derive de un código mal clasificado o una factura infravalorada. Todo ello recae sobre mercancías que están en el almacén de otra parte y son vendidas y contabilizadas por otra parte.
El agente no puede verificar nada de eso. Negarse no es hostilidad. Es aritmética.
Qué cambia cuando el importador tiene la mercancía
La aritmética se invierte cuando la parte responsable es la que tiene la mercancía. El stock que llega al almacén propio de un operador es stock que ese operador recibe, cuenta y expide. Eso es así tanto si el stock está despachado a libre práctica a su llegada, la vía habitual, o mantenido en depósito.
En depósito, el control es formal. Un depósito aduanero, régimen de depósito aduanero del artículo 240 del código, mantiene mercancías no pertenecientes a la Unión bajo vigilancia aduanera. Allí, los derechos y el IVA de importación quedan suspendidos, y se devengan en cada despacho. Gestionar ese régimen exige una garantía, una fianza depositada ante la aduana, y cada llegada, movimiento y expedición se registra bajo vigilancia. Conviene a mercancías de mayor valor que se mueven en volúmenes más pequeños.
En ambos casos, un operador en esa posición puede asumir la responsabilidad de Importer of Record. Esto funciona porque es una responsabilidad sobre un stock que puede ver y contabilizar, no una firma a ciegas. A los agentes se les pedía la firma sin el control. Esa es la diferencia.
Esto también replantea el problema del fabricante. Nunca fue geografía: la empresa no necesitaba existir en Europa. Necesitaba una parte dentro de Europa dispuesta a figurar con su nombre. La parte que racionalmente puede asumir ese nombre es la que tiene la mercancía en sus manos.
Cómo funciona esto en EFC
La mercancía llega a la operación de EFC en Portugal, gestionada junto con Warelog, y permanece en ella desde la llegada hasta la expedición, con cada unidad contabilizada. Esa es la posición desde la que EFC puede figurar como Importer of Record: responsabilidad sobre el stock que tiene, no una firma sobre el de otro.
En torno a la importación están las preguntas que un equipo financiero hace a continuación. Representación fiscal da a un vendedor sin establecimiento en la UE una parte local ante la administración tributaria. Fulfillment expide desde el mismo stock, de modo que la llegada y el envío son una sola operación, y no dos proveedores. Nada de ello exige al fabricante constituir una empresa, contratar personal ni alquilar espacio en Europa. La secuencia desde la primera conversación hasta el primer pedido enviado está en cómo funciona EFC.
Lo que esto no cubre
El Importer of Record es una función aduanera y comercial. No certifica un producto, y no traslada a EFC las obligaciones reglamentarias de un fabricante.
Dos límites importan en la práctica. Para productos de consumo, el Reglamento General de Seguridad de los Productos, Reglamento (UE) 2023/988, exige por separado un responsible person establecido en la UE. Se trata de un papel distinto, que EFC asume solo para productos de consumo. Para productos sanitarios, EFC no actúa como representante autorizado conforme a las normas aplicables a dichos productos; un fabricante de productos sanitarios designa esa figura por separado. Y el depósito aduanero es una cuestión de calendario, no de condonación: los derechos y el IVA de importación se pagan en su totalidad, en cada despacho.
El importer of record página enumera lo que asume EFC y lo que sigue en manos del fabricante. También enumera lo que EFC necesita ver antes de que su operación asuma el papel de importer of record.