Mantener stock de cosméticos para el mercado de la UE
Qué exige el Reglamento de cosméticos de la UE a quienes almacenan y suministran cosméticos, y por qué su persona responsable es un papel distinto del de la GPSR.
Un producto cosmético solo puede comercializarse en la UE si una persona establecida en la UE está designada como su Responsible Person en virtud del artículo 4 del Reglamento (CE) n.º 1223/2009. Para un producto fabricado fuera de la UE, esa persona es el importador, salvo que el importador designe a otra persona de la UE mediante mandato escrito. Esta figura pertenece al Reglamento de Cosmética y es distinta de la Responsible Person del Reglamento General de Seguridad de los Productos.
Todo lo demás en la cadena de suministro gira en torno a esa designación. La persona responsable notifica el producto, responde de su etiquetado y de su expediente de seguridad, y es el nombre que figura en el envase. Los distribuidores y los almacenes tienen entonces sus propias obligaciones, más limitadas.
¿Quién es la persona responsable de un cosmético fabricado fuera de la UE?
El artículo 4, apartado 1, es la puerta de entrada: «Solo se comercializarán los productos cosméticos para los que se haya designado a una persona física o jurídica en la Comunidad como "persona responsable"». El artículo 4, apartado 2, fija el alcance: para cada producto comercializado, la persona responsable garantiza el cumplimiento de las obligaciones pertinentes del Reglamento.
Para los productos importados, el artículo 4, apartado 5, convierte a cada importador en la persona responsable del producto concreto que comercializa. El importador puede designar, mediante mandato escrito, a otra persona establecida en la UE, que lo acepta por escrito. El artículo 4, apartado 6, añade que un distribuidor pasa a ser la persona responsable si comercializa un producto con su propio nombre o marca, o si modifica un producto ya comercializado de forma que pueda afectar a su conformidad. Traducir la información del producto no se considera tal modificación.
¿Es lo mismo que la Persona Responsable GPSR?
No. Las dos figuras proceden de normas distintas, cubren productos distintos y conllevan obligaciones distintas.
El GPSR, Reglamento (UE) 2023/988, se aplica a los productos para los que no existen disposiciones sectoriales específicas con el mismo objetivo. Para la mayoría de los productos de consumo, exige que un operador económico establecido en la UE realice unas tareas de conformidad definidas, la figura conocida comúnmente como la Persona Responsable GPSR. GPSR y la Responsible Person, explicado define esa figura.
La cosmética ya tiene su propio régimen. La persona responsable del Reglamento de Cosmética conserva el expediente de información del producto, garantiza la evaluación de seguridad, notifica el producto y responde de su etiquetado. Una empresa que ostenta la figura GPSR para un producto de consumo no ostenta por ello la figura de cosmética, y a la inversa tampoco.
¿Debe notificarse un cosmético antes de salir a la venta?
Sí. En virtud del artículo 13, apartado 1, «antes de comercializar el producto cosmético, la persona responsable presentará, por medios electrónicos,» un conjunto definido de información a la Comisión. La presentación se realiza a través del Portal de Notificación de Productos Cosméticos de la Comisión, conocido como CPNP. Cubre, entre otras cosas, la categoría y el nombre del producto, los datos de la persona responsable, el país de origen en el caso de las importaciones, el Estado miembro en el que el producto se comercializa por primera vez, los nanomateriales y determinadas sustancias, y la formulación marco.
El artículo 13, apartado 3, añade una obligación para los distribuidores. El distribuidor que pone a disposición en otro Estado miembro un producto ya comercializado en uno, y traduce por iniciativa propia algún elemento de su etiquetado para cumplir la legislación nacional, también debe notificar.
¿Qué debe figurar en el etiquetado de un cosmético en la UE?
El artículo 19, apartado 1, enumera las indicaciones obligatorias. Las principales son:
- el nombre o la razón social y la dirección de la persona responsable, y el país de origen en el caso de los productos importados;
- el contenido nominal, con excepciones para los envases muy pequeños, las muestras gratuitas y los envases monodosis;
- la fecha de duración mínima o, cuando la duración supere los 30 meses, el plazo tras la apertura durante el cual el producto es seguro, indicado con el símbolo del tarro abierto;
- las precauciones particulares de uso;
- el número de lote de fabricación o una referencia que identifique el producto;
- la función, salvo que se desprenda claramente de la presentación;
- la lista de ingredientes, precedida de la palabra «ingredientes».
El idioma se fija a nivel nacional. En virtud del artículo 19, apartado 5, el idioma del contenido nominal, la duración, las precauciones y la función lo determina la legislación del Estado miembro en el que el producto se pone a disposición del usuario final. Un envase vendido en España e Italia debe cumplir, por tanto, los requisitos de ambos países.
¿Qué debe comprobar un distribuidor de cosmética?
El artículo 6 fija las obligaciones de los distribuidores. En virtud del artículo 6, apartado 2, antes de poner un producto a disposición, los distribuidores comprueban que figuran los datos de la persona responsable, el número de lote y la lista de ingredientes, que se cumplen los requisitos de idioma nacionales y que, en su caso, no ha pasado la fecha de duración mínima.
En virtud del artículo 6, apartado 3, el distribuidor que tenga motivos para creer que un producto no es conforme no debe ponerlo a disposición hasta que lo sea y, cuando el producto presente un riesgo para la salud humana, informa de inmediato a la persona responsable y a las autoridades competentes. En virtud del artículo 6, apartado 4, «los distribuidores garantizarán que, mientras el producto esté bajo su responsabilidad, las condiciones de almacenamiento o transporte no comprometan su conformidad con los requisitos establecidos en el presente Reglamento».
Para el stock mantenido en un almacén, esas obligaciones se traducen en tres hábitos: registrar cada lote con su fecha en la recepción, recoger primero según la fecha más antigua, y poner en cuarentena todo lo dañado, mal etiquetado o notificado como riesgo. Control de lote, partida y caducidad en un almacén de la UE cubre los registros que hay detrás.
¿Por qué importa esto ahora?
La cosmética encabeza las alertas de la UE sobre productos peligrosos. El informe Safety Gate de la Comisión correspondiente a 2025 registró 4.671 alertas, un récord, y la cosmética supuso el 36 por ciento de ellas, por delante de los juguetes con el 16 por ciento y los aparatos eléctricos con el 11 por ciento. Casi ocho de cada diez alertas de cosmética se referían a una única fragancia sintética prohibida.
Una alerta sobre un lote se convierte en una pregunta para todas las partes que mantienen stock: qué unidades, dónde y a quién se han vendido. Una etiqueta que indica la persona responsable correcta, y un almacén que conoce sus lotes, convierten esa pregunta en una lista.
Un ejemplo resuelto
Supongamos que un fabricante de cosmética facial de fuera de la UE envía un sérum facial a Portugal para su venta en Portugal, España e Italia. Los datos son hipotéticos, solo para ilustrar el mecanismo. Su importador en la UE comercializa el producto, por lo que el importador es la persona responsable salvo que designe a otra persona de la UE mediante mandato escrito.
Antes de la primera venta, la persona responsable notifica el producto a través del CPNP y comprueba el etiquetado: su propio nombre y dirección, el país de origen, el número de lote, la indicación de duración, y las menciones en portugués, español e italiano según lo exija cada país. La duración del sérum supera los 30 meses, por lo que el etiquetado muestra el plazo tras la apertura.
El almacén recibe dos lotes, registra cada uno con su referencia y envía según la fecha más antigua. Cuando un minorista español pregunta qué lote recibió en marzo, la respuesta procede del registro de expediciones, no de la memoria.
¿Qué debe acordarse con el almacén antes de la primera entrega?
- Registro de lote y fecha. Cada lote se registra en la recepción con su referencia y, cuando el etiquetado la incluye, su fecha de duración mínima.
- Regla de recogida. Fecha más antigua primero, respetando cualquier vida útil restante mínima que exijan los minoristas.
- Comprobación del etiquetado en la recepción. Si el almacén comprueba, sobre una muestra, que figuran las menciones del artículo 19 y los idiomas correctos, y a quién avisa si no es así.
- Condiciones de almacenamiento. Los límites de temperatura y luz indicados por el fabricante, y cómo se controlan.
- Cuarentena e incidencias. Un estado bloqueado para el stock dañado, mal etiquetado o sospechoso, y un contacto designado en la persona responsable para cualquier cuestión que pueda presentar un riesgo para la salud.
Estos puntos no trasladan las obligaciones de la persona responsable al almacén. Garantizan que, cuando la persona responsable o un distribuidor tengan que responder a una pregunta, los datos existan.
Esta es información general, no asesoramiento legal ni regulatorio. La situación regulatoria de un producto concreto se confirma con su persona responsable y sus asesores.
Cómo funciona esto en EFC
Las dos figuras de persona responsable son fáciles de confundir, así que la línea se traza con claridad. EFC no es la persona responsable de cosmética en virtud del Reglamento (CE) n.º 1223/2009 y no notifica productos en el CPNP. Su papel de Persona Responsable GPSR cubre únicamente productos de consumo, según se describe en persona responsable. Para las marcas de belleza que venden en Europa, EFC almacena y envía el stock desde su base en Portugal, operada junto con su socio logístico; la página cosmética describe ese trabajo, y almacenaje cubre la recepción, el almacenamiento y las devoluciones.
Fuentes
| Etiqueta | Valor | Fuente |
|---|---|---|
| Responsible Person | designación dentro de la UE como condición para la comercialización; el importador es la persona responsable salvo que mandate a otra; supuestos del distribuidor | Reglamento (CE) n.º 1223/2009, artículo 4, texto de la UE en legislation.gov.uk, consultado el 2026-08-11 |
| Evaluación de seguridad | la persona responsable garantiza una evaluación de seguridad antes de la comercialización | Reglamento (CE) n.º 1223/2009, artículo 10, texto de la UE en legislation.gov.uk, consultado el 2026-08-11 |
| Expediente de información del producto | conservado por la persona responsable durante diez años desde la comercialización del último lote | Reglamento (CE) n.º 1223/2009, artículo 11, texto de la UE en legislation.gov.uk, consultado el 2026-08-11 |
| Obligaciones del distribuidor | comprobaciones antes del suministro; productos no conformes; condiciones de almacenamiento y transporte | Reglamento (CE) n.º 1223/2009, artículo 6, texto de la UE en legislation.gov.uk, consultado el 2026-08-11 |
| Notificación | la persona responsable notifica antes de la comercialización; notificación del distribuidor cuando traduce el etiquetado | Reglamento (CE) n.º 1223/2009, artículo 13, texto de la UE en legislation.gov.uk, consultado el 2026-08-11 |
| Etiquetado | menciones obligatorias; regla de duración de 30 meses y símbolo del tarro abierto; idioma fijado por el Estado miembro | Reglamento (CE) n.º 1223/2009, artículo 19, texto de la UE en legislation.gov.uk, consultado el 2026-08-11 |
| Ámbito del GPSR | se aplica cuando no existen disposiciones sectoriales específicas con el mismo objetivo | GOV.UK, Reglamento (UE) 2023/988 sobre seguridad general de los productos, guía detallada, consultado el 2026-08-11 |
| Safety Gate 2025 | 4.671 alertas; cosmética 36 por ciento, juguetes 16 por ciento, eléctricos 11 por ciento; casi ocho de cada diez alertas de cosmética sobre una única fragancia sintética prohibida | Comisión Europea, comunicado de prensa IP/26/537, 5 de marzo de 2026, consultado el 2026-08-11 |