GPSR y la Responsible Person, explicado

Según el Reglamento General de Seguridad de los Productos (GPSR), un producto de consumo solo puede ofrecerse a la venta en la UE con una condición. Un operador económico establecido en la Unión tiene que ser responsable de él. Ese operador, la Persona Responsable, puede ser un fabricante de la UE, un importador, un representante autorizado o un prestador de servicios de logística. Su nombre y dirección postal deben figurar en el producto, y en el anuncio en línea cuando el fabricante está fuera de la UE.

Supongamos que una marca de bienes de consumo vende en Europa a través de marketplaces en línea. Los datos son hipotéticos, solo para ilustrar el mecanismo. Recibe un aviso del marketplace. Cada ficha necesita el nombre y la dirección postal de un responsible person establecido en la UE, o las fichas se retiran. Los productos están probados, etiquetados y se venden; la documentación existe. Lo que la marca no tiene es a nadie dentro de la UE legalmente responsable de sus productos.

De dónde viene el aviso del marketplace

El aviso se remonta al Reglamento General de Seguridad de los Productos, Reglamento (UE) 2023/988, conocido como GPSR, aplicable desde el 13 de diciembre de 2024. Cubre productos de consumo: bienes destinados a los consumidores, o susceptibles de llegar a sus manos. El artículo 16 establece la regla para introducir dicho producto en el mercado de la UE. Solo puede introducirse allí si un operador económico establecido en la Unión es responsable de él. Introducido en el mercado significa aquí ofrecido para su venta allí.

«Operador económico» es el término del reglamento para una empresa en la cadena del producto, y cuatro tipos pueden ejercer este papel. El primero es el propio fabricante si está establecido en la UE; el segundo es un importador. El tercero es un representante autorizado (una empresa que posee un mandato escrito del fabricante). El cuarto es un prestador de servicios de logística, la empresa que almacena, embala y expide físicamente la mercancía desde dentro de la Unión.

Sea cual sea, ese operador es la Persona Responsable. Su nombre y dirección postal deben figurar en el producto o su embalaje. El artículo 19 extiende la obligación a las ventas a distancia. Cuando el fabricante se encuentra fuera de la UE, la propia oferta online debe mostrar el nombre y la dirección de la Persona Responsable. Por eso el correo de cumplimiento llega de un marketplace y no de un ministerio. Las plataformas comprueban si el campo está cumplimentado y suprimen los anuncios en los que no lo está.

Lo que la Persona Responsable ostenta

Las tareas se establecen en el Artículo 4, apartado 3, del Reglamento (UE) 2019/1020, el reglamento de la UE sobre vigilancia del mercado, al que remite el GPSR. En términos sencillos, la Persona Responsable:

• verifica que existe la documentación técnica del producto (el expediente de informes de ensayo, evaluaciones de riesgo e instrucciones que respaldan el producto) y la mantiene disponible;
• entrega ese expediente a una autoridad de vigilancia del mercado, el organismo nacional que vigila la seguridad de los productos, cuando esta lo solicita;
• informa a las autoridades si tiene motivos para creer que un producto presenta un riesgo;
• coopera en las medidas correctoras, desde una corrección de etiquetado hasta una retirada del mercado.

Es un papel de documentación, trazabilidad y contacto. La Persona Responsable es la dirección fija en la UE a la que un regulador puede escribir sobre un producto. Es también la parte de la que se espera que responda con el expediente real, lote a lote, y no con una simple dirección de reenvío.

Cómo funciona esto en EFC

EFC asume este papel únicamente para productos de consumo, y solo para mercancía que gestiona (fulfils) desde su propia base operativa en Europa. Esa base es una operación que EFC gestiona junto con Warelog. EFC está en la cuarta categoría del reglamento, el prestador de servicios de logística. La dirección impresa en el embalaje es por tanto la dirección donde el stock está físicamente.

Cuando llega una carta de una autoridad, el departamento que la responde es el mismo que recibe el stock. Ese departamento también custodia el expediente de documentación y ve las devoluciones. Las preguntas que hacen las autoridades (qué lote, qué versión de etiqueta, cuántas unidades quedan en el almacén) se responden con los registros del almacén. No se trasladan a un tercero que nunca ha tocado el producto.

Incorporar una marca empieza con una revisión de la documentación, como parte del trabajo de cumplimiento normativo. Si el expediente técnico está incompleto, EFC lo dice antes de que su nombre figure en el embalaje. A partir de ese momento, EFC es quien responde por él.

Dónde termina el papel

Se aplica únicamente a productos de consumo. Los productos sanitarios se rigen por su propio régimen, con una estructura de representación separada, y EFC no actúa como representante autorizado de productos sanitarios. Si su producto es un dispositivo, este papel no es la respuesta para él. El fulfilment para fabricantes de dispositivos es una conversación aparte, con sus propias reglas.

No es un papel de importación. El importer of record es la parte designada en la declaración aduanera que debe el arancel de importación conforme al artículo 77 del Código Aduanero de la Unión. Es una función distinta con responsabilidades distintas. Una misma empresa puede ejercer ambos papeles, pero nada en el GPSR lo hace automático.

Y no sustituye la certificación ni la fiscalidad. La Persona Responsable verifica que su documentación existe. No somete el producto a ensayo, no emite certificados ni concede el marcado CE, la propia declaración del fabricante de que el producto cumple las normas de la UE. Dónde se registra y declara el IVA es igualmente una cuestión separada, tratada en OSS e IVA.

Si se enfrenta al mismo aviso

El detalle operativo está en una sola página. Establece qué cubre el servicio, qué pide EFC a una marca antes de aceptarla, y dónde están los límites. Empiece en Responsible Person. Los distribuidores plantean la misma cuestión antes de un primer pedido, como se explica en lo que preguntan los distribuidores europeos antes de firmar.